Pronto studio medico?

Il lavoro di medico, soprattutto nel caso di libera professione o MMG, comprende anche una parte alla quale si pensa poco finchè si studia o appena si inizia la pratica, ma che è fondamentale e imprescindibile…la segreteria!

Tenere l’agenda, fissare appuntamenti, organizzare le visite, spostarle, accogliere le richieste dei pazienti, sono tra i task che quotidianamente un medico deve affrontare, togliendo tempo e concentrazione alla clinica.

Assumere personale di segreteria, però, non è l’unica soluzione a questo problema. La Cooperativa Sociale ASSO ha creato infatti Segreteria Dottori, un servizio di segreteria online specializzato in ambito sanitario. Ne abbiamo parlato con Andrea Baldazzi, responsabile miglioramento e sviluppo e socio della cooperativa.

Andrea, raccontaci innanzitutto di ASSO

ASSO è una Onlus con oltre 20 anni di storia che persegue un obiettivo fondamentale: l’inserimento nel mondo del lavoro di persone con disabilità in servizi amministrativi e gestionali di supporto alle Imprese Pubbliche e Private. Ad oggi oltre il 70% della compagine lavorativa (più di 400 persone) è composta da Soci imprenditori con disabilità.

Gestiamo un flusso di 8 milioni di prenotazioni sanitarie telefoniche all’anno su scala nazionale (il 10% del totale nazionale) e collaboriamo sia con aziende pubbliche che private.

Ci spieghi meglio come avviene la gestione delle prenotazioni sanitarie?

Tutto il lavoro avviene attraverso il Contact Center che è composto da operatori professionisti specializzati nella gestione di servizi di contatto telefonico in ambito sanitario, capaci di ascoltare le esigenze del cittadino, riconoscerne con prontezza i bisogni e gestire con competenza e professionalità le richieste.

A seguito della vittoria di un bando (in ambito pubblico) o della commissione del servizio (nel privato) mettiamo a disposizione in nostri servizi ad ASL e Poliambulatori eseguendo prenotazioni in tempo reale direttamente sul software della Struttura Sanitaria.

Come nasce quindi Segreteria Dottori?

Abbiamo deciso di sfruttare il know-how di oltre 20 anni di esperienza e applicarlo ad un target nel quale avevamo percepito una carenza.

Quanto spesso capita di chiamare il proprio medico di famiglia o uno specialista e sentirsi rispondere “ora non posso sto visitando”? E dall’altro lato, quanto è difficile gestire telefonate quando si è impegnati con un paziente?

Abbiamo quindi pensato ad una soluzione che potesse risolvere esattamente questo problema, sgravando il professionista da mansioni in eccesso e soddisfacendo le esigenze dei pazienti.

Come funziona esattamente il servizio?

Offriamo un servizio di segreteria di alto livello e personalizzabile con la possibilità di arrivare fino ad h24 7 giorni su 7. Rispondiamo con personale specializzato come se ci trovassimo nello studio del medico e grazie alle tecnologie di cui disponiamo gestiamo richieste, informazioni e prenotazioni. Il tutto funziona grazie ad un gestionale condiviso e alla deviazione di chiamata che il medico può attivare in qualsiasi momento secondo le sue necessità.

Ci occupiamo inoltre di ricontattare i pazienti per cancellare o spostare appuntamenti, prendiamo nota di eventuali richieste previamente concordate con il medico, ad esempio nel caso di Medici di Medicina Generale prendiamo nota di richieste di ricette che prontamente inviamo al professionista tramite canali e tempi concordati.

Quali sono gli strumenti che mettete a disposizione del medico?

• Un centralino telefonico che il medico può decidere di personalizzare con messaggi pre-registrati con la sua voce.
• Pagina web dedicata alla quale i pazienti possono accedere per effettuare prenotazioni in totale autonomia
• Agenda degli appuntamenti online condivisa tra la segreteria e il medico per l’ottimizzazione del servizio. In tempo reale sia il medico che gli operatori possono vedere la situazione delle prenotazioni
• SMS Reminder per ricordare gli appuntamenti ai pazienti
• Report costante delle statistiche

Quali sono i costi del servizio Segreteria Dottori?

È possibile acquistare dei pacchetti in base alla necessità del singolo medico. Ad esempio in base al numero di chiamate in entrata e/o al numero di contatti verso l’esterno. Offriamo anche solamente il servizio di portale per le prenotazioni online a 19,90€ al mese.

Per tutti i medici iscritti a DoctorsWork sarà disponibile una settimana di prova gratuita. Invia una mail a INFO@SEGRETERIADOTTORI.IT  inserendo nell’oggetto “Medico DoctorsWork!” per accedere alla prova.

Quali sono i progetti di Asso e Segreteria Dottori per il futuro?

Sicuramente ci auguriamo di crescere ancora, aumentare il numero di prenotazioni e fare crescere Segreteria Dottori che è un progetto nato da poco. Il nostro obiettivo primario resta comunque quello di inserire sempre più persone con disabilità nel mondo del lavoro garantendo loro un futuro stabile e offrendo nel contempo alta qualità al giusto prezzo alle aziende e ai privati che collaborano con noi. Questa è la mission principale di Asso.